TIMEOFFICE

Das Zeit-Management-System
für Feuerwehr und Rettungsdienst

Seine ganzheitliche Architektur macht TIMEOFFICE zu einer außergewöhnlich umfassenden Softwarelösung für das Zeit- und Personalmanagement auf Ihrer Feuer- und Rettungswache. Die elektronische Dienst- und Schichtplanung wird in TIMEOFFICE optimal mit Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung verzahnt. Nützliche Zusatzfunktionen wie Geräteeinweisung, Terminüberwachung oder Automatikplanung sind auf intelligente Weise in die Programmabläufe eingebettet. 

TIMEOFFICE ist speziell auf die Anforderungen von Feuerwehren und Rettungsdiensten ausgerichtet. Entlang der verbindlichen Vorgaben des Brandschutz- und Rettungsdienstbedarfsplanes gewährleistet das System zum einen ein Maximum an Rechtssicherheit. Zum anderen hilft es, eine hohe Leistungsfähigkeit und Einsatzbereitschaft sicherzustellen, ohne den Rahmen begrenzter finanzieller und personeller Ressourcen zu sprengen. 

Mit seiner vollintegrierten Urlaubs-, Dienst- und Funktionsplanung sowie umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten versetzt TIMEOFFICE Sie in die Lage, Ihre vorhandenen Personalressourcen bestmöglich auszulasten. Dabei lassen sich auch komplexe Strukturen, die verschiedene Einsatzbereiche und Standorte umfassen, problemlos im System abbilden. Zugleich kann TIMEOFFICE für die Schichtplanung und das Personalmanagement aller Bediensteten verwendet werden – für die Einsatzkräfte im Brandschutz und Rettungsdienst genauso wie für die Mitarbeiter in Verwaltung und technischem Dienst.


Die Einsatzmöglichkeiten unserer Software gehen weit über die reine Wachdienstplanung hinaus. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zu TIMEOFFICE. Aus Platzgründen erhebt diese Aufstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Basisfunktionen
  • Planungsprozess
    - Urlaubsplanung
    - Schichtplanung
    - Funktionsplanung
  • Zeiterfassung
  • Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Geräteeinweisung
  • Terminüberwachung
  • Auswertungen
  • Auswertungsgenerator
  • Mitarbeiterportal
Zusatzfunktionen
  • Elektronischer Antragsworkflow
  • Auswertungsdesigner
  • Zeitdatenpflege
  • PC-Stempeluhr
  • Integration elektronische Zeiterfassung
  • Seminarverwaltung
  • Automatikplanung
  • Nachrichtensystem
  • Anbindung Schülerverwaltung
  • Single Sign-on
  • Mitarbeitergespräche
  • Stellenmanagement
Mitarbeitergruppen
  • Vollzeitkräfte
  • Teilzeitkräfte
  • BMA
  • freiwillige Feuerwehr
Gesetzliche Grundlagen
  • Arbeitszeitverordnung Feuerwehr
  • Arbeitszeitgesetz
  • Jugendarbeitsschutzgesetz
  • Mutterschutzgesetz
  • Bundesurlaubsgesetz
  • Bundeserziehungsgeldgesetz
  • Teilzeit- und Befristungsgesetz
Anpassungsfähigkeit
  • Anpassung an vorhandene Ablauf- und Aufbauorganisation
  • Mandantenfähigkeit
  • Abbildung der Organisationsstruktur
  • Variable Planungsgrundlagen und -verfahren
  • Hinterlegung innerbetrieblicher Vereinbarungen
  • Berechnungsalgorithmen individuell einstellbar (VBA)
  • Nutzung individueller Regelwerke
  • Abbildung beliebiger Genehmigungsverfahren
  • Umfangreiche Berechtigungsverwaltung
Mögliche Planungsvarianten
  • Langzeit- und Jahresurlaubsplanung
  • Rahmenplanung
  • Rollpläne, Dienstrhythmen, Turnusdienste
  • Soll- und Istplanung
Flexible Planungszeiträume
  • Jahrespläne
  • Monatspläne
  • Tagespläne
Unterstützte Dienstformen
  • Schichtdienste (24h-, 12/12- bzw. 11/13-Schichtmodelle)
  • Gleitzeit
  • Springerdienste
  • Verfüger
Planungsunterstützung
  • Ermittlung der Wochen- und Feiertage
  • Integrierte Anspruchsverwaltung
  • Automatikplanung
  • Echtzeitberechnung Zeitkonten
  • Permanente Bedarfsüberwachung
  • Online-Überwachung Regelwerke
  • Vorschläge zur Ersatzplanung
  • Grafische Anzeige der Tagesbesetzung
Planungsoptionen
  • Darstellung von bis zu 9 Planungszeilen je Mitarbeiter
  • Visualisierung variabler Zeiträume
  • Nutzung von virtuellen Planungseinheiten
  • Anzeige von Mitarbeitern auf mehreren Plänen gleichzeitig
  • Abbildung beliebiger Tage-/Wochen-Modelle
  • Berücksichtigung individueller Mitarbeiterqualifikationen
  • Verwendung von Springer- / Aushilfenpools
  • Erfassung von Mitarbeiterwünschen
  • Dokumentation Diensttausch
  • Begründung von Überstunden
  • Dokumentation besonderer Tätigkeiten
  • Protokollierung aller Eingaben und Veränderungen
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
  • Anbindung von Zeiterfassungsterminals problemlos möglich
  • Integrierte dezentrale Zeiterfassung (PC-Stempeluhr)
  • Möglichkeit der nachträglichen Bewertung von Fehlstempelungen und Abweichungen
  • Einbindung einer Zutrittskontrolle
Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Bidirektionale Schnittstellen zu allen gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen (SAP, PAISY, P&I, TDS etc.)
  • Offene Schnittstellenarchitektur (frei parametrierbar)
  • Automatischer Abgleich Personalstamm
  • Überleitung Dienstplan
  • Überleitung Abwesenheiten und Fehlzeiten
  • Überleitung aller variablen Lohn- und Gehaltsdaten:
    - DuZ
    - Opt-Out
    - Überstunden
Auswertungen
  • Dienstplan (beliebige Planungszeilen darstellbar)
  • Jahresurlaubsplan
  • Wochenpläne
  • Wachplan
  • Anwesenheits- und Rufbereitschaftslisten
  • Stundennachweise
  • Mitarbeiterabrechnungsbögen
  • Jahresdienstplan (mitarbeiterbezogen)
  • Ausfallkartei (mitarbeiterbezogen)
  • Übungen
  • Untersuchungen
  • Beförderungen
  • Lehrgänge
  • Einsätze
  • Ehrungen, Auszeichnungen und Jubiläen
  • Geburtstagslisten
  • Telefonlisten
  • Ausfallstatistiken
  • Auswertungsgeneratoren
  • Export nach Excel
Datenschutz
  • Benutzerkennung mit Passwortschutz
  • Detaillierte Vergabe von Zugriffsberechtigungen für
    - Programme
    - Programmfunktionen
    - Planungseinheiten
    - Zeitkonten
Technologische Aspekte
  • Orientierung am Microsoft-Windows-Standard
  • Einfache intuitive Bedienung
  • Einstellbare grafische Planungsoberfläche
  • Integration Microsoft-Office
  • Echtzeitberechnungen
  • Bereitstellung Dienstplan im Intra-/Internet
  • Integrierte Programmiersprache VBA
  • Client-Server-Technologie
  • Relationale Datenbank (Sybase, SQL-Server, Oracle u.a.)
  • Geeignet für Terminal-Server (z. B. CITRIX, Microsoft)
  • Unterstützung virtualisierter Serverumgebungen