Schichtplanung

Die Schichtplanung ist das zentrale Element von TIMEOFFICE. Hier werden die maßgeblichen Personal-, Zeiterfassungs- und Planungsdaten zusammengeführt. Sie ist Ausgangspunkt für ein vorausschauendes Zeit- und Personalmanagement in Ihrem Betrieb sowie für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung.


Sollplanung – Erstellung des Schichtplanes

TIMEOFFICE liest bei Erstellung eines neuen Planes für die jeweiligen Mitarbeiter zunächst die in der Rahmen- und/oder Rollplanung hinterlegten Dienste ein und ergänzt diese um die in der Urlaubsplanung hinterlegten Abwesenheiten. Im manuellen Planungsmodus werden Dienste, Arbeitszeiten und allgemeine Planungscodes dann einfach per Mausklick in den Schichtplan eingetragen. Wahlweise stellt TIMEOFFICE Ihnen hier eine Automatikplanung zur Verfügung. Diese erstellt unter Berücksichtigung von gesetzlichen und hausinternen Regelungen sowie der Präferenzen der Mitarbeiter selbsttätig einen Planungsvorschlag, den Sie anschließend wunschgemäß verändern können. 

Die TIMEOFFICE Planungsoberfläche ist außergewöhnlich übersichtlich und anwenderfreundlich. Die verschiedenen Dienste sind im Plan farblich eindeutig gekennzeichnet. Auch Zuordnungen zu einer abteilungs-, team- oder fachspezifischen Dienstverpflichtung oder etwa geteilte Dienste, Praxisanleitung, Schichtleitungsvertretung und andere Besonderheiten sind jederzeit klar erkennbar. Auf einfache Weise lassen sich bereits eingetragene Dienste oder Arbeitszeitsequenzen verschieben, tauschen oder kopieren. Auf verschiedene Mitarbeiterpools, etwa für Springer und Aushilfskräfte, lässt sich direkt zugreifen. Zugleich haben Sie alle wichtigen Informationen immer im Blick: So können Sie etwa gezielt Zeitkonten einblenden, um sich einen Überblick über das Jahres-Arbeitskonto oder die aktuellen Plus-/Minus-Stunden einzelner Mitarbeiter zu verschaffen. 

All Ihre Eingaben werden automatisch auf die Einhaltung der zugrunde liegenden Gesetzeswerke und innerbetrieblichen Vorgaben überprüft, alle Zeitkontenwerte werden laufend aktualisiert. Etwaige Verstöße werden Ihnen von TIMEOFFICE sofort angezeigt und ein Meldefenster informiert Sie darüber, inwieweit Ihre Planung genehmigungsfähig ist. 

Impressionen und Informationen

  • Gesicherter Zugriff auf Dienst- und Zeitkontendaten durch den einzelnen Mitarbeiter
  • Anmeldung persönlicher Wunschdienste für die Schicht- und Dienstplanung
  • Instrument kooperativer Mitarbeiterführung mit hoher Transparenz
  • Erweiterbar zu einer weitgreifenden Informations- und Kommunikationsplattform 

Istplanung - Verwaltung des Schichtplanes

Auch nach Abschluss der Planung und Genehmigung des Sollplans begleitet TIMEOFFICE Sie kompetent weiter durch Ihren Arbeits- und Schichtplanungsalltag. Tagesaktuell notwendige Umplanungen sind im Programm problemlos möglich. Erforderliche Dienstveränderungen aufgrund von Belegungsschwankungen oder auch ein Diensttausch lassen sich ganz einfach per Mausklick durchführen. Dabei können Sie Ist- und Solldaten jederzeit gegenüberstellen, Informationen aus der Rahmenplanung jederzeit einsehen. 

Ausfälle einzelner Mitarbeiter, z. B. wegen Krankheit, werden im aktuell gültigen Schichtplan vollständig dokumentiert. Auf die permanente Bedarfsüberwachung, eine korrekte Berechnung der Zeitkonten und die Überprüfung gesetzlicher und innerbetrieblicher Vorgaben durch TIMEOFFICE können Sie sich im laufenden Arbeitsalltag jederzeit verlassen. 

Das System liefert Ihnen eine Übersicht über alle Abteilungen mit Angaben zu Besetzungsstärke, Mitarbeiter-Qualifikationen und Verfügbarkeit. Umgekehrt besteht die Möglichkeit, Mitarbeiter der eigenen Abteilung für einen beliebigen Zeitraum an andere Teams und Unternehmensbereiche zu überstellen. 

Impressionen und Informationen

  • Benutzerfreundliche Neu- und Umplanung
  • Unkomplizierte Dokumentation aller Veränderungen
  • Leistungsfähige Personalersatzplanung