TIMEOFFICE

Das Zeit-Management-System
fürs Gesundheitswesen

Seine ganzheitliche Architektur macht TIMEOFFICE zu einer außergewöhnlich umfassenden Softwarelösung für das Zeit- und Personalmanagement in Ihrem Krankenhaus. Die elektronische Dienstplanung wird in TIMEOFFICE mit Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung optimal zu einem durchgängigen System verzahnt. Nützliche Zusatzfunktionen wie Geräteeinweisung, Terminüberwachung oder Automatikplanung sind auf intelligente Weise in die Programmabläufe eingebettet.

Das System wurde speziell für Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens entwickelt. Es ist nicht nur in einzelnen Häusern, sondern auch über komplexe Trägerstrukturen hinweg problemlos einsetzbar. Dabei kann TIMEOFFICE für die Dienstplanung und Zeitwirtschaft in allen Bereichen verwendet werden – für den Pflegedienst und die Mitarbeiter der Funktionsbereiche genauso wie für den ärztlichen Dienst oder auch den Wirtschafts- und Versorgungsdienst. Mitte 2015 wurde das System durch eine deutschlandweit einmalige bidirektionale Schnittstelle für die KIDICAP Personalmanagement Software erweitert.

Die Mitarbeiter können über ein eigenes Mitarbeiterportal jederzeit ihren Dienstplan einsehen und individuelle Wünsche anmelden. Überdies liefert das System unentbehrliche Informationen für Personalmanagement und betriebliche Steuerung Ihres Hauses. Fehlzeitenstatistiken, Urlaubspläne, Rufbereitschaftsübersichten oder Ausfallstatistiken schaffen maximale Transparenz für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Dank seiner intuitiven Benutzerführung finden sich selbst EDV-Laien rasch in TIMEOFFICE zurecht. Die Planungsoberflächen lassen sich individuell anpassen, berücksichtigen automatisch Ihre Rahmen- oder Rollplanung, zeigen Bedarfsabweichungen, Tagesbesetzung, Plus/Minus-Stunden und vieles mehr. Auf diese Weise ebnet TIMEOFFICE Ihnen den Weg zu neuen flexiblen Arbeitszeitmodellen und hoher Mitarbeiterzufriedenheit.


Die Einsatzmöglichkeiten unserer Dienstplan-Software gehen weit über die reine Dienstplanung hinaus. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zu TIMEOFFICE. Aus Platzgründen erhebt diese Aufstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Basismodule
  • Planungsprozess
    - Urlaubs- und Abwesenheitsplanung
    - Sollplanung
    - Istplanung
  • Zeiterfassung
  • Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Geräteeinweisung
  • Terminüberwachung
  • Auswertungen
  • Auswertungsgenerator
  • Mitarbeiterportal
Zusatzmodule (optional)
  • Elektronischer Antragsworkflow
  • Auswertungsdesigner
  • Zeitdatenpflege
  • PC-Stempeluhr
  • Funktions- und Einsatzorteplanung
  • Integration elektronische Zeiterfassung
  • Seminarverwaltung
  • Automatikplanung
  • Nachrichtensystem
  • Anbindung Schülerverwaltung
  • Single Sign-on
  • Mitarbeitergespräche
  • Stellenmanagement
Mitarbeitergruppen
  • Vollzeitkräfte
  • Teilzeitkräfte
  • Geringfügig Beschäftigte
  • Schüler
  • FSJler, Praktikanten
Gesetzliche Grundlagen
  • Arbeitszeitgesetz
  • Jugendarbeitsschutzgesetz
  • Mutterschutzgesetz
  • Bundesurlaubsgesetz
  • Bundeserziehungsgeldgesetz
  • Teilzeit- und Befristungsgesetz
Anpassungsfähigkeit
  • Anpassung an vorhandene Ablauf- und Aufbauorganisation
  • Mandantenfähigkeit
  • Abbildung der Organisationsstruktur
  • Variable Planungsgrundlagen und -verfahren
  • Hinterlegung innerbetrieblicher Vereinbarungen
  • Berechnungsalgorithmen individuell einstellbar (VBA)
  • Nutzung individueller Regelwerke
  • Abbildung beliebiger Genehmigungsverfahren
  • Umfangreiche Berechtigungsverwaltung
Mögliche Planungsvarianten
  • Langzeit- und Jahresurlaubsplanung
  • Rahmenplanung
  • Rollpläne, Dienstrhythmen, Turnusdienste
  • Soll- und Istplanung
Flexible Planungszeiträume
  • Jahrespläne
  • Monatspläne
  • Tagespläne
Unterstützte Dienstformen
  • Schichtdienste
  • Geteilte Dienste
  • Gleitzeit
  • Anwesenheits- und Rufbereitschaften
  • Dienstkombinationen
Planungsunterstützung
  • Ermittlung der Wochen- und Feiertage
  • Integrierte Anspruchsverwaltung
  • Automatikplanung
  • Echtzeitberechnung Zeitkonten
  • Permanente Bedarfsüberwachung
  • Online-Überwachung Regelwerke
  • Vorschläge zur Ersatzplanung
  • Grafische Anzeige der Tagesbesetzung
Planungsoptionen
  • Darstellung von bis zu 9 Planungszeilen je Mitarbeiter
  • Visualisierung variabler Zeiträume
  • Nutzung von virtuellen Planungseinheiten
  • Anzeige von Mitarbeitern auf mehreren Plänen gleichzeitig
  • Abbildung beliebiger Tage-/Wochen-Modelle
  • Berücksichtigung individueller Mitarbeiterqualifikationen
  • Verwendung von Springer- / Aushilfenpools
  • Erfassung von Mitarbeiterwünschen
  • Dokumentation Diensttausch
  • Begründung von Überstunden
  • Dokumentation besonderer Tätigkeiten
  • Protokollierung aller Eingaben und Veränderungen
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
  • Anbindung von Zeiterfassungsterminals problemlos möglich
  • Integrierte dezentrale Zeiterfassung (PC-Stempeluhr)
  • Möglichkeit der nachträglichen Bewertung von Fehlstempelungen und Abweichungen
  • Einbindung einer Zutrittskontrolle
Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Bidirektionale Schnittstellen zu allen gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen (SAP, PAISY, DATEV, P&I, TDS, KIDICAP etc.)
  • Offene Schnittstellenarchitektur (frei parametrierbar)
  • Automatischer Abgleich Personalstamm
  • Überleitung Dienstplan
  • Überleitung Abwesenheiten und Fehlzeiten
  • Überleitung aller variablen Lohn- und Gehaltsdaten:
    - Zuschläge, Zulagen, Aufschläge
    - Schicht- und Wechselschichtzulagen
    - Überstunden
    - Bewertete Anwesenheits- und Rufbereitschaften
Datenschutz
  • Benutzerkennung mit Passwortschutz
  • Detaillierte Vergabe von Zugriffsberechtigungen für
    - Programme
    - Programmfunktionen
    - Planungseinheiten
    - Zeitkonten
Technologische Aspekte
  • Orientierung am Microsoft-Windows-Standard
  • Einfache intuitive Bedienung
  • Einstellbare grafische Planungsoberfläche
  • Integration Microsoft-Office
  • Echtzeitberechnungen
  • Bereitstellung Dienstplan im Intra-/Internet
  • Integrierte Programmiersprache VBA
  • Client-Server-Technologie
  • Relationale Datenbank (Sybase, SQL-Server, Oracle u. a.)
  • Geeignet für Terminal-Server (z. B. CITRIX, Microsoft)
  • Unterstützung virtualisierter Server